前述したように、内容証明は誰が、誰に対して、どんな内容の郵便を、いつ出したかという記録が残る郵便です。
したがって、一定の日時に、一定の内容の通知をなしたことの証明が後日に必要になると思われる場合には内容証明郵便を出すべきです。
たとえば、クーリングオフをする場合などが典型例です。
クーリングオフとは一定期間内に書面による意思表示を行うことにより、契約を消費者側から一方的に解除できる制度をいいます。
訪問販売や電話勧誘販売、マルチ商法など、消費者側に深く考えるチャンスが乏しく、不利な立場におかれがちな商法については法律上クーリングオフが定められています。
クーリングオフをするには、一定期間内に書面による意思表示をなす必要があります。
相手方がそんな通知は受けとらなかった、期間がすぎてから届いたといういいのがれをすることを防ぐためにも内容証明を使う必要があるわけです。
その他、クーリングオフに限らず契約の解除一般、時効の援用、借地借家契約の更新拒絶など、後日、一定日時に一定の意思表示がなされたかどうかが問題となるおそれがある場合は、内容証明郵便を使うべきです。
まだ、支払期日が迫っていなくとも、金銭等の支払請求は内容証明郵便を使うべきです。
内容証明による心理的な強制効果は見逃せません。
前述したように内容証明自体には特別の法的効果はありません。
しかし、送られてきた側は送った側に法律の専門家がついているか、本人に法的な知識があると警戒します。
支払いに応じなければ、法的手続をとるという言葉に説得力が生じるわけです。
親族や知人に支払請求をする場合、原則として、内容証明郵便を出すべきではありません。
内容証明を送られてきた側は不安にもなるものです。
また、知人から送られてきた場合は裏切られたと怒りを感じることも多いようです。
親族や知人に対して法律問題が生じた場合、まず電話や一般の手紙を使って根気よく交渉しましょう。
内容証明を送るのは法的手続をとることを決心した場合と考えましょう。
ただし、時効の援用などで期限が迫っていて、いつ意思表示をしたか後日明らかにする必要がある場合は別です。
その場合も文面を工夫し、かつ電話等でなぜ内容証明を送ったか説明し、理解を求めるべきです。